Счет 71 сальдо. Учет расчетов с подотчетными лицами

Хочу продолжить рассказывать о формировании обороток по разным счетам, и сегодня на очереди оборотная ведомость по счету 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» используется практически всеми предприятиями. В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2 у данного счета есть несколько субсчетов, мы с вами рассмотрим самый первый субсчет, который тоже называется «Расчеты с подотчетными лицами». Счет является активно-пассивным. Это означает, что сальдо по счету может быть как по дебету, так и по кредиту. Дебетовое сальдо – означает дебиторскую задолженность или задолженность подотчетного лица перед предприятием. Кредитовое сальдо, наоборот, показывает кредиторскую задолженность или задолженность предприятия перед подотчетным лицом.

Сама структура счета активная. Это означает, что по дебету будет показываться увеличение задолженность подотчетного лица (в случае выдачи ему денежных авансов), а по кредиту – уменьшение задолженности (при представлении документов на выданные суммы или возврате неиспользованных денежных средств).

Авансы подотчетному лицу могут выдаваться из кассы или с расчетного счета.

Рассмотрим, как формируется оборотная ведомость по счету 71 в 1С. В нашем примере у нас будет два подотчетных лица: Петров Петр Петрович и Иванов Иван Иванович. Петрову были выданы деньги из кассы расходным кассовым ордером на сумму 1 000 рублей на хозяйственные расходы. Иванову 10 000 рублей с расчетного счета на командировочные расходы.

Оборотная ведомость по счету 71 формируется из меню «Отчеты» в верхней части программы. Нужно выбрать «Оборотная ведомость по счету». Также ее можно сделать через закладку «Касса». В правой нижней части этой закладки под названием «Отчеты», самый последний пункт – это ОСВ по счету 71.

Какой вывод мы можем сделать из данного регистра? Обороты по дебету счета формы оборотная ведомость по счету 71 показывают денежные средства, которые были выданы подотчетным лицам и, соответственно, увеличение их задолженности перед предприятием. По кредиту счета мы видим те суммы, по которым подотчетные лица представили авансовые отчеты и уменьшили свою задолженность перед предприятием.

Далее рассмотрим сальдо на конец периода. По работнику Иванову сальдо составляет 1 800 руб. по кредиту. Это означает, что Иванов потратил больше денежных средств, чем ему было выдано (11 800 рублей, вместо 10 000 рублей). Поэтому предприятие должно Иванову 1 800 рублей.

По работнику Петрову сальдо на конец месяца по дебету. Это означает, что Петров должен предприятию 100 рублей, так как ему было выдано 1 000 рублей, а авансовый отчет был представлен только на сумму 900 рублей.

Если посмотреть общее сальдо в регистре оборотная ведомость по счету 71, оно составляет 1 700 рублей по кредиту, и это задолженность предприятия перед подотчетными лицами.

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

На выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

Оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

Отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

Отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

Учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

Приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71

Приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса" Кредит 71

На суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

Отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

На суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

Если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

Если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

Если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

Если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71

Приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала – ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении". Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Документальное оформление выдачи денег подотчет

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Проводки по счету 71:

Дебет	Кредит	Наименование операции
71	50 (51)	Выданы работнику деньги в подотчет
10, 15	71	Приняты к учету материальные ценности, приобретенные на подотчетные деньги
41	71	Приняты к учету товары, приобретенные на подотчетные деньги
20, 23 (44)	71	Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции (в расходы на продажу)
50	71	Подотчетным лицом возвращена неистраченная сумма в кассу предприятия
94	71	Списана невозвращенная в установленный срок подотчетным лицом сумма аванса
73	94	Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы
70	73	Удержан из зарплаты работника невозвращенный остаток подотчетной суммы

Практически в каждой организации деньги выдаются сотрудникам под отчет на покупку материалов или в качестве командировочных, для учета этих операций и служит счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Напомним, что до 2015 года получить деньги под отчет могли лица, назначенные приказом, теперь же подотчет может взять любой работник организации, главное правило при выдаче денег, чтобы он отчитался за прошлую подотчетную сумму.

Счет 71 является активно — пассивный. О различиях между активными и пассивными счетами я писала .

Напомню, сальдо по пассивному счету может быть ТОЛЬКО ПО КРЕДИТУ, по активному ТОЛЬКО по дебету. А по активно-пассивным счетам сальдо может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Что отражать по дебету и кредиту счет 71?

Наложим данное правило на счет 71, что же это значит, если сотрудник взял денежные средства, НО ЕЩЕ ИХ НЕ ПОТРАТИЛ, то у него возникает долг перед организацией на эту сумму, т.е. возникает дебиторская задолженность, сальдо по счету 71 будет по ДЕБЕТУ.

Если сотрудник взял под отчет сумму и не уложился в нее, а истратил на 300 рублей больше, то организация должна будет возместить ему 300 рублей, а эта задолженность найдет свое отражение по КРЕДИТУ счета 71.

Пример.

Сотрудник организации взял из кассы 5000 рублей под отчет на покупку стройматериалов. 1) Проводка Д – 71 К – 50.

2) Сотрудник купил материалов на 4000 – Д – 10 К – 71.

Остаток по счету 71 дебетовый, т.е. сотрудник должен нам тысячу рублей. 3) Он сдает в кассу 1 000 руб. – проводка Д – 50 К — 71. Сальдо нет.

Составим самолетик по счету 71 на основе примера.

Бухгалтер должна составить авансовый отчет, в котором отражено, на что сотрудник потратил подотчетные суммы, документ подписывается кассиром, гл. бухгалтером и директором или иными утвержденными лицами.

Для получения денежных средств под отчет работник должен ОБЯЗАТЕЛЬНО написать заявление на имя директора. На заявление директор должен написать, какую сумму следует выдать и на какой срок.

Типовые проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

№ п/п	Хоз. операция	Дебет	Кредит
1	Сотруднику выдано под отчет из кассы/с расчетного счета	71	50/51
2	Выданы / Перечислены командировочные	71	50/51
3	Оприходованы материалы, купленные подотчет	10	71
4	Учет НДС по приобретенным ТМЦ	19	71
5	Учет расходов на основное производство	20	71
6	Возврат неизрасходованных подотчетных средств в кассу	50	71
7	Возмещение перерасходованных средств подотчетному лицу	71	50
8	Списана сумма, не возращённая подотчетным лицом	94	71
9	Удержаны денежные средства из заработной планы, не возвращенные подотчетным лицом	70	94

Это основные типовые проводки, в хозяйственной практике вам придется использовать субсчета, например, чтобы оприходовать бензин нужно составить проводку Д 10:03 К 71, чтобы оприходовать стройматериалы Д 10.08 К 71 и так далее.

Котировка 71 «Исчисления с подотчетными лицами» применяется для отражения данных по средствам, полученным работником предприятия, подотчет, на хозяйственно-операционные, командировочные и представительские расходы.

 

Данная котировка действует на основании Плана, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 года №94н, при необходимости выдать финансовые средства на выполнение поставленных руководителем задач, связанных с непосредственной деятельностью организации.

Такие средства не являются собственностью подотчетного лица и не могут быть потрачены им на иные нужды. Соответственно, в случае остатка, сумма будет возвращена в кассу. При этом, по выполнению задачи, в течение 3-х рабочих дней, должен быть сдан отчет относительно расхода этих денег.

При не предоставлении такого отчёта, налоговая расценит это, как доход физлица, при этом потребуется удержание НДФЛ с данной суммы. Законом не предусмотрены сроки выдачи данных средств, поэтому их устанавливает руководитель.

На какие цели выдаются финансы:

1. Командировочные расходы.
2. Мелкооптовые покупки товаров.
3. Представительские расходы.
4. Хозяйственно-операционные нужды.

Важно! Подотчётными лицами могут выступать исключительно сотрудники предприятия. Неопытные бухгалтера часто совершают ошибку, вписывая в счёт 71 денежные суммы, выданные представляющим поставщика или заказчика лицам.

Особенности проводки

Котировка является активно-пассивной, но в большинстве случаев устроена, как активная. В дебете отображается увеличение суммы выданных средств, а в кредите - уменьшение дебиторской задолженности.

Но бывают ситуации, когда счёт действует, как пассивный, поскольку на конец месяца образовывается сальдо, как в дебете, так и кредите. Во втором случае это означает долговое обязательство предприятия. Например, когда выданных подотчет денег оказалось не достаточно для осуществления хозяйственных расходов или в кассе организации не было нужной суммы, и сотрудник согласился использовать личные средства, при условии возврата ему потраченных денег.

В такой ситуации бухгалтер составляет проводку: д-т 20 - к-т 71. Если образуется дебетовый остаток, значит возникла задолженность перед организацией.

Как отражать оплату НДС

При оплате компанией НДС при покупке товаров или услуг из подотчётных денег по котировке 19, величина налога отражается в проводках:

Действия бухгалтера

Подотчетные денежные средства выдаются из кассы (К-т 50) или перечисляются на карту с расчетного счета предприятия (К-т 51), на основании приказа руководителя или письменного заявления получателя денег с резолюцией директора.

По выполнению поставленных задач, бухгалтер принимает авансовый отчет и проводит арифметическую сверку, а также проверяет наличие первичных учетных документов, подтверждающих назначение расходов, счёт 71 в бухгалтерском учете проводки, выписывает приходный или расходный кассовый ордер и закрывает авансовый отчет.

Проводки при выдаче денег:

			Описание
			Из расчётного счёта

Проводки при возврате сотрудником денег:

			На учетную запись денежных операций

Важно! При использовании корпоративной карты для перечисления средств сотруднику, осуществляются следующие проводки: д-т 55 - к-т 51 и д-т 71 - К-т 55.

Основные котировки второго порядка

Для систематизирования и объединения данных движения денежных средств аналитический учёт корреспондируется с котировками второго порядка:

		В кредите

Проводки для представительских расходов:

Проводки на покупку материалов или товаров:

				Описание
				Выдача денег
				Расходы на покупку
				Возврат остатка

Проводки командировочных расходов:

Проводки по удержанию подотчётной суммы

Используется, если не был возвращен остаток финансовых средств или не предоставлен отчёт по израсходованным деньгам.